Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

RiLO Systemtechnik GmbH & Co. KG
Weinerpark 9-11
48607 Ochtrup
Deutschland

Telefon: +49 2553 91 795 - 00
E-Mail: info@rilo-systemtechnik.de

Fragen zum Datenschutz können Sie über die vorstehenden Kontaktdaten an uns richten.

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder technische Verbindungsdaten.

Die Inhaltsseiten dieser Website sind statisch, Benutzerkonten gibt es nicht. Personenbezogene Daten verarbeiten wir, wenn Sie die Website aufrufen (Abschnitt 3), wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben (Abschnitt 4), wenn Sie Datenblätter anfordern (Abschnitt 5) und wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon erreichen oder sich bewerben (Abschnitte 6 und 7). Wie wir mit Daten auf unseren Profilen bei LinkedIn und Instagram umgehen, steht in Abschnitt 11.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Dienstleister automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere:

IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. Datei
übertragene Datenmenge und Statusmeldung
Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung der Website sowie in der Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.

Hosting und E-Mail

Diese Website liegt bei der united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, Deutschland. Der Anbieter speichert die Website auf seinen Servern und liefert sie aus. Dort liegen auch unsere Postfächer, über die das Kontaktformular und der Datenblatt-Versand ihre E-Mails verschicken.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Anbieter die vorstehend genannten Server-Logfiles, soweit dies für Auslieferung, Stabilität und Sicherheit erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Er verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit ihm besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktformular

Auf der Seite „Kontakt“ können Sie uns über ein Formular schreiben. Pflichtangaben sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Freiwillig sind Firma, Telefonnummer und die Auswahl, worum es geht.

Wir verarbeiten diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir nutzen die Angaben nicht für Werbung oder einen Newsletter und geben sie nicht an Dritte weiter.

Nach dem Absenden geht Ihre Anfrage als E-Mail an unser Postfach bei united-domains (Abschnitt 3).

Schutz vor automatisierten Anfragen

Damit das Formular nicht von Programmen missbraucht wird, prüfen wir jede Sendung. Dafür setzen wir keine Dienste Dritter und keine Cookies ein:

Beim Aufruf der Seite erhält Ihr Browser von unserem Server eine signierte Zeitmarke und eine Rechenaufgabe, die er beim Ausfüllen selbst löst. Beides enthält keine Angaben zu Ihrer Person.
Das Formular enthält Felder, die nur Programme sehen und ausfüllen.
Wir prüfen anhand der Herkunftsangabe Ihres Browsers, ob die Sendung von dieser Website kommt.
Um viele Sendungen in kurzer Zeit zu begrenzen, speichert unser Server zu jeder Sendung den Zeitpunkt. Zugeordnet wird er nicht Ihrer IP-Adresse selbst, sondern einem Wert, der mit einem geheimen Schlüssel aus ihr gebildet wird (Pseudonymisierung). Diese Einträge werden nach zwei Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars vor Spam und Missbrauch.

Gesperrte Adressen

Bevor wir eine Anfrage bearbeiten, gleichen wir Ihre E-Mail-Adresse mit einer internen Liste von Adressen und Domains ab, von denen wir keine Anfragen annehmen. Steht Ihre Adresse darauf, bearbeiten wir die Anfrage nicht. Wir erhalten dann eine E-Mail über den Versuch mit Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrem Namen, Ihrer Firma und dem gewählten Thema, nicht aber mit Ihrer Nachricht. Damit das höchstens einmal am Tag geschieht, speichert der Server einen aus der Adresse gebildeten pseudonymisierten Wert, der nach zwei Tagen gelöscht wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, selbst zu entscheiden, mit wem wir in Kontakt treten, und zu erfahren, wenn eine gesperrte Adresse es dennoch versucht.

5. Datenblätter per E-Mail

Unsere Datenblätter schicken wir Ihnen als Link per E-Mail. Pflichtangaben sind Ihr Name, Ihre Firma und Ihre E-Mail-Adresse. Freiwillig sind Telefonnummer, Ihr Tätigkeitsbereich („Ich bin“) und der Wunsch, dass wir uns zu Ihrem Projekt bei Ihnen melden.

Wir verarbeiten diese Angaben, um Ihnen den Link zu schicken und das Datenblatt zu unseren Nutzungsbedingungen bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zugleich erhalten wir eine E-Mail mit Ihren Angaben, dem angeforderten Datenblatt und dem Zeitpunkt. Laden Sie ein Datenblatt zum ersten Mal herunter, erhalten wir eine weitere. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin zu wissen, wer unsere Datenblätter nutzt, und Anfragen zu Projekten gezielt bearbeiten zu können.

Vor dem Herunterladen stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen für Datenblätter zu. Die Nachricht über den ersten Download hält fest, dass und in welcher Fassung Sie zugestimmt haben. Wir bewahren sie als Nachweis auf, bis Ansprüche aus diesen Bedingungen verjährt sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Haben Sie angekreuzt, dass wir uns zu Ihrem Projekt melden sollen, schreiben wir Ihnen oder rufen Sie an, wenn Sie eine Telefonnummer angegeben haben. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an datenblatt@rilo-systemtechnik.de. Ohne dieses Häkchen nutzen wir Ihre Angaben nicht für Werbung. Einen Newsletter gibt es nicht, und an Dritte geben wir Ihre Angaben nicht weiter.

Die E-Mails laufen über unser Postfach datenblatt@rilo-systemtechnik.de bei united-domains (Abschnitt 3). Damit der Link funktioniert, speichert unser Server Ihre Angaben unter einer zufälligen Kennung, solange der Link gilt: 7 Tage. Danach löscht er sie automatisch. Der Link selbst enthält nur diese Kennung und das angeforderte Datenblatt, keine Angaben zu Ihrer Person.

Vor automatisierten Anfragen schützen wir dieses Formular wie das Kontaktformular (Abschnitt 4). Zusätzlich begrenzen wir, wie viele Links am Tag an dieselbe E-Mail-Adresse gehen. Dafür speichert der Server nicht die Adresse, sondern einen daraus gebildeten pseudonymisierten Wert, der nach zwei Tagen gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist auch hier Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Gesperrte Adressen behandeln wir wie beim Kontaktformular (Abschnitt 4), auch beim Herunterladen über einen früher verschickten Link. Steht die Adresse inzwischen auf der Liste, löschen wir die gespeicherte Anforderung und erhalten eine E-Mail über den Versuch mit Ihren Angaben und dem angeforderten Datenblatt.

6. Kontakt per E-Mail und Telefon

Sie können uns auch telefonisch oder per E-Mail erreichen. Dann verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und projektbezogene Rückfragen zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung allgemeiner Anfragen). Beim Versand einer E-Mail gelten zusätzlich die Bedingungen Ihres E-Mail-Anbieters.

7. Bewerbungen per E-Mail

Wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ per E-Mail bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten (z. B. Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse und Nachrichtentext) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Teilen Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten mit, etwa eine Schwerbehinderung, verarbeiten wir sie nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Bitten wir Sie um eine Einwilligung, etwa für einen Bewerberpool, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Bewerbungsdaten, die mit dem Bewerbungsverfahren befasst sind. Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald das Verfahren abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, entgegenstehen. Eine Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit gesonderter Einwilligung.

8. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und nutzt keine lokale Speicherung im Browser (localStorage/sessionStorage). Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Technologien eingesetzt. Auch das Kontaktformular, die Anforderung von Datenblättern und der Schutz vor automatisierten Anfragen kommen ohne Cookies aus.

Für den passwortgeschützten Vorschauzugang wird nach erfolgreicher Anmeldung ein technisch notwendiges Cookie mit dem Namen „rilo_gate“ gesetzt. Das eingegebene Passwort wird ausschließlich zur Prüfung des Vorschauzugangs verwendet und nicht im Klartext gespeichert. Dieses Cookie speichert ausschließlich den Freigabewert für den Vorschauzugang, ist auf diese Domain beschränkt, wird mit HttpOnly und SameSite=Lax gesetzt und läuft nach 7 Tagen ab.

Rechtsgrundlage für die Speicherung und das Auslesen dieses Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die passwortgeschützte Vorschau abzusichern und angemeldeten Nutzerinnen und Nutzern den Zugriff während der Vorschauphase zu ermöglichen. Darüber hinaus kommen keine zustimmungspflichtigen Cookies oder vergleichbaren Technologien zum Einsatz; ein Cookie-Banner wird daher nicht angezeigt.

9. Schriftarten und weitere Inhalte

Schriftarten, Bilder, 3D-Modelle, Videos und PDF-Dateien liefert unser eigener Server aus. Die Website lädt keine Inhalte von Servern Dritter; ihre Sicherheitsrichtlinie (Content Security Policy) lässt das auch technisch nicht zu. Es besteht insbesondere keine Verbindung zu Schriftarten-Diensten Dritter (z. B. Google Fonts); hierfür werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.

10. Links zu anderen Websites

Diese Website enthält Links zu anderen Websites, zum Beispiel zu unseren Profilen bei LinkedIn und Instagram, zu Kartendiensten (Google Maps, Apple Maps) auf der Seite „Anfahrt & Anlieferung“ und zu externen Quellen. Diese Inhalte sind nicht in die Website eingebettet und laden nichts, solange Sie den Link nicht anklicken. Erst mit dem Anklicken verlassen Sie unsere Website; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

11. Unsere Profile bei LinkedIn und Instagram

Wir haben Unternehmensprofile bei LinkedIn und Instagram. Wenn Sie diese Profile aufrufen, uns dort folgen, Beiträge kommentieren oder uns Nachrichten schicken, verarbeitet der jeweilige Betreiber Ihre Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen; dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Wir sehen, was Sie dort öffentlich teilen oder uns schreiben, etwa Ihren Profilnamen und Ihre Nachricht.

Außerdem stellen uns die Betreiber Statistiken über die Nutzung unserer Profile bereit, etwa zu Aufrufen und Interaktionen. Diese Statistiken sind zusammengefasst und enthalten keine Angaben zu einzelnen Personen. Für sie sind wir mit dem jeweiligen Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO).

LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. LinkedIn hat für die Statistiken in einer Vereinbarung die Pflichten nach Art. 12 bis 22 und 32 bis 34 DSGVO übernommen: Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung, Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.
Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, für Instagram: Datenschutzrichtlinie von Instagram.

Ihre Rechte können Sie bei uns oder beim jeweiligen Betreiber geltend machen. Umsetzen kann sie meist nur der Betreiber, weil nur er Zugriff auf die Nutzerdaten hat.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, über unser Unternehmen und unsere Systeme zu informieren und dort ansprechbar zu sein.

12. Nicht eingesetzte Dienste

Im aktuellen Stand dieser Website werden insbesondere die folgenden Dienste nicht eingesetzt:

kein Google Analytics oder sonstige Webanalyse
keine extern geladenen Google Fonts (Schriften werden lokal ausgeliefert)
kein YouTube- oder sonstiges Video-Embed
kein eingebettetes Google Maps
kein reCAPTCHA und kein anderer Captcha-Dienst eines Dritten
keine Social-Media-Plugins
keine Marketing-, Remarketing- oder Social-Media-Tracking-Tools
kein Newsletter

13. Empfänger, Drittlandübermittlungen und automatisierte Entscheidungen

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Bewerbung erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder wir hierfür eine Rechtsgrundlage haben. Empfänger ist vor allem united-domains als unser Hosting- und E-Mail-Dienstleister (Abschnitt 3); daneben können es IT- und Telekommunikationsdienstleister sein.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet über diese Website nicht statt; zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken siehe Abschnitt 11. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die reine Nutzung der Website weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Technische Zugriffsdaten werden beim Aufruf der Website aus technischen Gründen automatisch verarbeitet, damit die Website ausgeliefert werden kann.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder sich bei uns bewerben, sind die jeweils erforderlichen Angaben notwendig, damit wir Ihre Anfrage oder Bewerbung bearbeiten können. Im Kontaktformular sind das Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, bei der Anforderung von Datenblättern Name, Firma und E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung nicht oder nur eingeschränkt möglich.

15. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen.

Anfragen, die Sie über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon an uns richten, werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Die pseudonymisierten Einträge zur Begrenzung von Sendungen und von Meldungen über gesperrte Adressen werden nach zwei Tagen gelöscht. Einträge auf unserer Sperrliste bleiben bestehen, solange der Grund für die Sperre besteht. Die Angaben zu angeforderten Datenblättern speichert unser Server 7 Tage, solange der Link gilt. Unsere Nachrichten darüber löschen wir, sobald wir sie für die Bearbeitung von Anfragen nicht mehr benötigen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Nachricht über den ersten Download, sobald Ansprüche aus den Nutzungsbedingungen verjährt sind. Server-Logfiles werden vom Hosting-Dienstleister nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

16. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

18. Stand und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf den aktuell veröffentlichten Stand dieser Website. Bei Weiterentwicklung der Website oder aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.